原文作者：Morgan Tilton
文章出處：Adventure Park Insider

Captain滑索冒險樂園是美國科羅拉多州最大的空中冒險公園之一，遊玩者可以選擇9種不同的繩索場中進行選擇，這些繩索場共有120種不同的元素，包括走道、吊橋、繩網、鋼索、繩索、大擺盪和飛行滑雪板，還有一個via ferrata設施。
Captain滑索冒險樂園於2004年開業時，它是科羅拉多州的第一條高空滑索，美國的第三條高空滑索，也是美國25個空中公園之一。 老闆福爾摩斯說，十多年來，公園從未發生過重大事故或意外，但為了以防萬一，他仍然保留了樂園活動的詳細記錄。
為了確保Captain滑索冒險樂園的所有設備保持正常運轉，福爾摩斯遵循ACCT標準，此外，科羅拉多州勞工和就業部要求提供年度認證和保險證明，而地方政府要求提供該場所的休閒許可證的最新報告。


保持記錄
為了滿足各方面的需求，需要動用大量的人力。第三方供應商-位於加州的Challenge Works公司-提供年度設施檢查，在營運季節中，合格的經理每天早上首先檢查這九個繩索場，每種類型的裝備在認證、檢查和使用壽命方面都有不同的檢查間隔，包括自動確保裝置、智慧確保裝置、鉤環、螺栓、吊帶、頭盔、手套、繩索和救援設備。 所有這些檢查都有記錄下來：包含的內容、時間以及進行檢查的人員。日常檢查和記錄保存有助於發現問題，並防止引導員和客人受傷。
 
福爾摩斯先生利用最傳統的工具 : 紙，來記錄了所有細節，他保留詳細的維護日誌，包括每天、每周和每月的檢查。這很具體地顯示了一些細節，例如繩索場的每個項目上的原木狀況：是否有裂成碎片或起毛？它們需要防腐嗎？
遊客簽署的切結書也都附在當天的檢查表上。這些記錄是按週次擺放的，放在有蓋子的塑膠箱中，依月份上標籤，按照他的保險公司的要求，它們可以在架子上存放7年。
 “我們將紙質文檔儲存在40英尺的標準鋼製貨櫃中，紙質文件可能面臨的最大問題是黴菌（尤其是在潮濕的地方，例如在美國東部）和害蟲。美國西南地區真的很乾躁，因此我們不必擔心發霉，但是貨櫃是挑選防水的，以防萬一。這種貨櫃還可以將老鼠拒之門外，使它們無法進入並咀嚼紙張或留下動物排泄物。” 福爾摩斯先生說。
在貨櫃中，塑膠箱不容易受到紫外線損害或溫度波動的影響。福爾摩斯說：“紙可以使用很長時間，而且箱子是透明的，我們可以看到紙的狀態，它們在七年內沒有任何可見的損害。”


電子儲存的魅力
福爾摩斯先生承認，通過紙本文件進行記錄並非總是最簡單或最實用的方法，雖然有些優點，但它仍然是巨量的數據，他說：“使用紙張存在一些弊端，包括大量的文書工作。”
 
福爾摩斯先生說：“我看到了使用電子切結書的好處，我們在貨櫃中有7萬張切結書，但其實可以以將它們儲存在一張DVD中。我們已經雙面掃描了切結書，因此有多個副本。很快，情況將有所不同：福爾摩斯先生計劃明年開始使用電子切結書，並與Resmark Systems合作。
他的線上預訂系統已經收集了許多來賓的資訊，但是對於某些引導員來說，他們可能還不習慣操作電子切結書系統。。
 
對於Captain冒險樂園或其他長久以來使用紙本作業的知名企業，從紙本轉換到數位化可能很艱難，但是，整合速度更快、效率更高的系統可以節省時間和金錢，並且更加環保。
此外，在訴訟中，擁有易於取得、清楚的記錄可能非常有幫助。雖然訴訟很少見，但它們會佔用經理的大量時間，並且是許多引導員的噩夢。 “提起訴訟可能要花兩年時間，因此引導員或經理對事件的回憶不會很好，或者甚至可能不再繼續任職，因此需要對事件進行很好的記錄，” Granite保險業務風險顧問Cameron 這樣說。
各種軟體公司都推出了可幫助冒險樂園使用電子記錄數據的產品，透過雲端儲存的資訊在自然或人為災難中仍可以受到保護、不會遺失、並且易於檢視和共享。 “到目前為止，電子記錄的優點大大超過了紙本記錄的優點，” Annas說。
 

電子切結書
1Risk是一家專門從事風險管理的數據公司，與遍布全國滑雪勝地的十幾個冒險樂園合作。借助1Risk，冒險樂園不僅可以建立切結書，還可以為各項檢查、員工培訓和記錄事件建立自定義的清單。
在1Risk系統中建立切結書之後，它將被發布並保留文本。 業務關係主管Charles Mickley解釋說：“切結書建立五年後，如果有意外事件或被索賠，而營運方必須查看該切結書，該切結書就是跟五年前儲存時保持一模一樣的狀態”
 “當客人或僱員受傷時，所有事實都會被記錄下來，包括圖片和切結書，並被整合到一個系統中，” Mickley解釋說。 “文件可以導出為PDF和Excel，並與照片日誌一起發送給負責的保險公司或律師。”
他指出，如果營運方需要更新切結書，可以複製及貼上文字、進行更新、並另存為新的切結書。
 
像其他供應商一樣，WaiverFile提供了一種電子切結書表格，該表格使客戶可以在現場或到達現場之前透過電腦或行動裝置在切結書上簽名，可以減少等待時間並節省紙張。WaiverFile首席執行長Mike McCloy於2004年創立了該公司。他說：“許多大公司（每年會有數萬份切結書的公司，都用一箱又一箱的紙裝滿了倉儲空間。）當有人起訴時（總會不可避免地發生），他們得去做很多文書工作，那是一場噩夢。我是一名軟體工程師，因此開發一款軟體來解決此問題很有意義。”


管理紙本記錄
Papertrail是一家幫助營運商實現數位文檔的公司，該公司可使企業建立設備、設施和培訓的數位記錄。 Papertrail被世界各地的各種冒險公園使用，像是華盛頓州的High Trek Adventures、北卡羅來納州的Nantahala Outdoor Center和加州的Mount Hermon會議中心。
Papertrail是一站式的雲端軟體解決方案，因此無需在現場安裝任何儲存硬體。 該數位程式可幫助管理員更有效率地記錄資訊，例如日常檢查記錄，並透過維護檢查時間表和保持員工培訓最新狀態，來降低風險。 “Paertrail可以為任何類型的資產或設備客製化記錄表，並且有個人保護裝備及冒險樂園的標準記錄表範本，”首席執行長Ben Scholes說。
這個行動應用程式可以離線工作，因此可以在設施現場做記錄並在返回有wi-fi的環境時自動同步資料。Papertrail還可以與其他軟體整合創造新的工作流程，例如iAuditor，它是一個能整合到Papertrail帳戶的查帳範本軟體。
 
 “我們還提供了表格上傳服務，我們最近也與知名的個人保護裝備製造商（例如DMM，Petzl和Singing Rock）進行了整合，您可以在系統中搜尋設備產品並將其作為新記錄直接匯入到Papertrail帳戶中。”
而且，數據不會消失。 “只要您有一個生效中的訂閱方案，數據就會被儲存。 您可以隨時取得和匯出數據。” Scholes說，“已歸檔”的記錄會永久保留在此處，以防營運方需要取得它們。
訂閱價格會有所不同，具體取決於需要追蹤的項目數量和需要使用的用戶數量，每月的費用在15到95美元之間。 Papertrail還提供專業服務，例如培訓、上傳和簡單的自定義記錄，請與Papertrail的美國合作夥伴Aerial Adventure Tech聯繫，以獲取詳細資訊。
另一個供應商Mobile Inspection，它們建立自定義的清單。 Mobile Inspection與全美國近70個冒險樂園合作，其收集的數據可以整合到大多數的顧客預約系統中。
 
 “使用數位軟體的真正好處和價值在於文檔” Mobile Inspection高級銷售經理Anthony Howell說。 “正如我們今年夏天看到的那樣，在全國各地都有大型園遊會，有人們在遊樂設施中受傷。 一個重要的問題是，紙本文檔的處理有時會有失誤”，雜亂無章的檢查表在角落貼著便條，在冒險樂園裡或法庭上都不好看，並且可能導致經理忽略所需維護的項目。數位記錄有助於避免此類問題。
除了發現問題並記錄下來（例如一塊鬆動的木板變得越來越鬆動）之外，Mobile Inspection系統還會自動安排維護人員出勤並解決問題，然後請該人也簽字。Mobile Inspection也易於使用， “使用我們的系統，您可以運行一份報告，以查看過去六個月檢查了某設施的平台多少次，發現了哪些問題以及如何對其進行改善，” Howell說。
在日常檢查中，非常簡單就能輸入資料。配有平板電腦或其他設備的檢查人員會檢查遊樂設施路線上的每個項目，例如塔樓或鞦韆。對於每個項目，將彈出一個列表以提醒檢查人員要檢查的內容，然後他們輸入檢查的狀況。如果遇到維護上的問題，也可以增加照片和註記。
數據將永久儲存，並且可以放在在Mobile Inspection的伺服器上，可以隨時通過網站存取數據，這項服務每月收費100美元，另外還有500美元的安裝費，其中包括有關如何使用該系統、以及如何根據冒險樂園的標準建立檢查範本和事件報告表的培訓。冒險樂園可以提交紙本表格並將其轉換成數位版本，就可以保持和數位格式相似的流程和文字。
最終用戶通常可以在30分鐘內學習如何使用該系統。 在某些情況下，可能更短時間就能學起來。
 

現場的筆記
俄亥俄州Oberlin的Common Ground Canopy Tours是採用Mobile Inspection的公園之一， “設置是最困難的部分，”助理經理Katie Hertzel說。 “我對技術不太懂，所以我需要幫助。 但設置完成後，所有引導員都知道如何使用它，並且只花了15分鐘的培訓課程就可以了解整個軟體。”
“好處之一是，如果需要修復或調整某個設施，檢查人員可以在該處使用平板電腦拍照並記錄問題。”
為什麼要數位化？ Hertzel說：“與筆和紙相比，用視覺和文字進行交流比較容易。”